Die Beschaffung einer elektronischen Akte in Form eines integrierten Dokumenten­management- / Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS) stellt nach wie vor besondere Anford­erungen sowohl an die beteiligten Fachabteilungen wie auch die Vergabestellen.

Die E-Akte soll meist die vorhandenen Strukturen und Prozesse abbilden, ohne in die Strukturen und Prozesse einzugreifen („Ein IT-Projekt ist ja genug, bitte nicht auch noch ein Organisations- oder gar Veränderungsprojekt dazu!“). Deshalb gerät die Erhebung der Anforderungen beliebig komplex, denn es wird kaum standardisiert. Oftmals werden die erhobenen Anforderungen nicht rigoros priorisiert und gekürzt – im Gegenteil wird gerne jede „Sonderlocke“ als „wesentliche“ Anforderung dargestellt.

Dies erhöht die Komplexität, die Anforderungen in bewertbare Kriterien einer Leistungs­be­schreibung zu transformieren. Denn es gibt kein System „out-of-the-box“, alle am Markt erhältlichen E-Akte-Systeme müssen an die Bedürfnisse der jeweiligen Organisations­ein­heiten angepasst werden. Deshalb ist es umso wesentlicher, dass in der Leistungsbeschreibung klare, definierte Kriterien formuliert werden, die Auslegungen nicht zugänglich sind

Eine sorgfältig erstellte und qualitativ hochwertige Leistungs­beschreib­ung stellt das A und O einer erfolgreichen E-Akte-Beschaffung dar. Das Vergabeverfahren selbst ist ebenfalls sehr anspruchsvoll in seiner Durchführung. Eine sorgfältige Vorbereitung und strategische Planung sind daher für einen wirtschaftlichen Vergabewettbewerb unerlässlich. Die rechtlichen Vorgaben sind in Einklang zu bringen mit den Zielen des öffentlichen Auftraggebers, insbesondere unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.

Anhand von anschaulichen Beispielen und im interaktiven Austausch mit den Teilnehmern vermittelt das Seminar grundlegendes Wissen darüber, wie ein wirtschaftliches und rechtskonformes Vergabeverfahren durchgeführt und andererseits eine ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt werden kann.

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