Am Beispiel einer Hochzeitsgesellschaft das Gästemanagement erklärt

Der Antrag ist gemacht, die Schmetterlinge drehen gerade eine Extrarunde in Ihrem Bauch und der grosse Tag ist beschlossene Sache. Dann geht es als nächsten Schritt, mit der ganzen Vorfreude im Gepäck, an die Planung der Hochzeit. Wann wird was erledigt? Wie hoch ist das Budget? Das sind nur einige Fragen, die es im Vorfeld zu klären gilt. Von der ganzen Vorbereitung ist das Erstellen einer Gästeliste, eines der herausforderndsten Themen. Zwischen der Einladung und der finalen Gästeliste liegen verschiedene Hürden, die es zu nehmen gilt.

In diesem Artikel wird aufgezeigt, wie das Brautpaar Ihre Herausforderungen mit der Gästeliste und dem Gästemanagement dank colada erfolgreich gemeistert haben.

Ausgangslage

Das Brautpaar hatte sich dafür entschieden, die standesamtliche Trauung mit einem ausgedehnten Apéro und rund 100 Gäste zu feiern. Der Apéro sollte von den Gästen mitgestaltet werden. Einerseits um die Eventlocation einzurichten und zu dekorieren, andererseits um das Buffet mit Köstlichkeiten zu bereichern. Damit sowohl die Anzahl der Gäste als auch die Anzahl der Helfer und Beiträge fürs Buffet gemanagt werden konnten, bedurfte es einer zentralen Plattform – colada.

Lösungsansätze

Mit Hilfe von colada wurde ein Online-Registrierungsformular aufgesetzt, das neben den wichtigsten Eckdaten (Zu- oder Absage, Vorname, Name, E-Mail) auch die organisatorischen Komponenten abfragte. In diesem Beispiel konnten die Gäste beim Aufbau, Abbau oder bei der Dekoration mithelfen und/oder etwas zum Buffet beisteuern, das mit süss, salzig oder sonstigem unterschieden wurde. Aufgrund eines hinterlegten Kontingentes wurden die benötigten Helferplätze in Echtzeit angepasst. Konkret bedeutete dies, dass, sobald sich ein Gast z. B. für den Abbau eingetragen hatte, das Kontingent für den Abbau bei der nächsten Registrierung um einen Zähler verringert wurde.

Beim Einladungsprozess hat das Brautpaar auf Einladungskarten verzichtet und die Gäste jeweils persönlich via Whatsapp, E-Mail oder Facebook eingeladen. Dazu haben sie den generierten Registrierungslink (https://events.colada.biz/…) mitgeschickt. Der Gast gelangte dann mit einem einfachen Klick auf das Anmeldeformular.

Im Falle einer Anmeldung erhielt der Gast eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail, die eine Zusammenfassung seiner eingetragenen Daten sowie die wichtigsten Informationen rund um die Hochzeit enthielt. Hat sich der Gast abgemeldet, hat er ebenfalls eine Bestätigung seiner Abmeldung erhalten.

Nach Abschluss der Anmeldungsphase wurde die Gästeliste aus colada als Excel-Datei exportiert. In dieser Excel-Liste wurden dann nach vier Kategorien gefiltert: Helfer Aufbau und Deko, Helfer Abbau, Beitrag fürs Buffet, Gast neutral. Aufgrund dieser vier Kategorien war es dem Brautpaar möglich, spezifische Informationen im Vorfeld via E-Mail bekannt zu geben.

Vorteil für das Brautpaar

Dank der einfachen Handhabung der Gäste im colada, hatte das Brautpaar zu jedem Zeitpunkt den Überblick. So konnten sie in Echtzeit die Anmeldezahlen, wie auch die verschiedenen Helferkontingente und Buffetbeitrage überwachen und wenn nötig intervenieren. Mit den gesammelten Adressdaten steht zudem dem Versenden von Dankeskarten nichts mehr im Weg.

Sie planen eine Hochzeit oder einen anderen grossen Event und wären froh, um eine zentrale Plattform für Ihre Gästeliste? Wir stehen bei Fragen oder Anregungen sehr gerne zur Verfügung.

Weiterführende Links

• Originalmeldung von colada ag
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