Nicht jedem macht die Nachbereitung einer Veranstaltung Spaß: Alles ist abgebaut. alle sind müde, die nächste Veranstaltung steht an usw. Es gibt aber ein paar wichtige Punkte, die man nach einer Veranstaltung abhaken sollte und die über die übliche „Evaluierung“ über die Zufriedenheit bei Gästen und Kunden hinausgehen:
1.) Eingangsrechnungen prüfen
Eingehende Rechnungen müssen auf ihre Vollständigkeit überprüft werden, bevor sie bezahlt werden. Dies gilt vor allem dann, wenn man vorsteuerabzugsberechtigt ist, es darf dann nur eine ordnungsgemäße Rechnung eingereicht werden. Die Gefahr: Wer über Jahre hinweg nicht ordnungsgemäße Rechnungen zahlt und sammelt, riskiert, dass das Finanzamt bei einer Prüfung die Rechnungen beanstandet und die bisher erstattete Vorsteuer wieder zurückfordert.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG.
Es ist wichtig die Aufbewahrungszeiten für Unterlagen der Buchhaltung zu beachten. Zudem sollten Sie die Unterlagen aufgrund der zivilrechtlichen Verjährungsfristen ohnehin mindestens 3 Jahre aufbewahren.
2.) Künstlersozialkasse
Ggf. müssen die an selbständige Künstler und Publizisten bezahlten Gagen bis zum 31.03. des Folgejahres an die Künstlersozialkasse gemeldet werden.
3.) Schäden oder Unfälle?
Passiert ein Unfall oder sind Schäden festgestellt worden, ist der Sachverhalt dazu festzustellen und bestenfalls schriftlich zu dokumentieren: Was ist wann wem warum passiert?
Zeugen und Beweismittel (Fotos, Video, Zeitungsartikel, Mails usw.) sollten ebenfalls gerichtsfest dokumentiert werden.
Der Versicherung ist ggf. der Schaden zu melden. Beachten Sie: Wird der Schaden nicht unverzüglich gemeldet, kann der Versicherer später die Leistung verweigern!
“Safe the date” auf juristisch: Ist man selbst geschädigt oder glaubt man Ansprüche zu haben, sollten Verjährungsfristen notiert werden. Es wäre ärgerlich, wenn Ansprüche verjähren, weil man die Frist verschlafen hat.
Lerneffekt nutzen: Aus einem einmal eingetretenen Schaden sollte man klug werden, d.h. es muss geprüft werden, ob im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht für künftige Veranstaltungen nunmehr Maßnahmen zu treffen sind, die den gleichen Schadenseintritt in der Zukunft verhindern. Dies gilt insbesondere dann, wenn man bisher mit einem Schaden bzw. mit einer Gefahrenstelle gar nicht hatte rechnen müssen und erst der Unfall erstmalig auf das Problem aufmerksam gemacht hat.
Thomas Waetke
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Autor eventfaq
Justitiar des Bundesverbandes Veranstaltungssicherheit (bvvs.org)
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